Organiser une manifestation
Selon l’article 28 du Règlement de police de la Commune du Chenit, toute manifestation publique doit être annoncée et autorisée par la Municipalité. Afin de simplifier les démarches administratives pour recevoir une autorisation, l’Etat de Vaud a mis en place un formulaire en ligne (POCAMA). Ce type de demande est indispensable si l’événement ou l’activité nécessite des autorisations cantonales ou de plusieurs communes.
Sur le territoire communal, de nombreuses zones sont protégées ou ont des particularités nécessitant cette analyse. De ce fait, toute manifestation ou activité qui touche au domaine public (circulation, parkings, etc.), aux forêts, aux alpages ou regroupant un nombre conséquent de personnes doit également être annoncé par ce biais. D’une manière générale, il vaut mieux, en cas de doute, faire une demande POCAMA de trop. De plus, une telle autorisation vous protège vous en tant qu’organisateur, car si votre événement ne respecte pas le règlement de police ou sort de vos activités usuelles, la Gendarmerie peut venir l’interdire immédiatement sur place.
A noter qu’une demande POCAMA ne fait pas office de réservation des éléments, il s’agit uniquement d’un processus de demande d’autorisation pour organiser l’événement. Les tâches à effectuer avant de soumettre une demande, listées de manière non exhaustive ci-dessous, doivent se faire avant la soumission d’une demande POCAMA.
Obligation d’une demande POCAMA
Dans les quatre cas suivants, une demande POCAMA est, selon la réglementation cantonale, obligatoire:
- impact sur une route cantonale;
- débit de boissons non couvert par une patente professionnelle;
- organisation d’une tombola ou tout autre jeu de loterie;
- feux d’artifice.
Les demandes d’autorisation doivent être soumises au moins 3 mois avant le premier jour de l’événement, faute de quoi il n’est pas garanti que l’autorisation puisse être délivrée.
6 à 9 mois avant la première date de l’événement
- Obtenir l’accord des propriétaires fonciers et des bâtiments (places, parkings, salles, etc.);
- S’assurer la disponibilité des services (électricité, eau, assainissement, déchets, Internet, etc.);
- S’assurer de la disponibilité du matériel (tentes, tables, chaises, portakabin, scènes, sonorisation, etc.);
- Valider les aspects de mobilité (parkings, fermetures de routes, accès transports publics et véhicules d’urgence, etc.);
- Déterminer les périodes de montages et de démontages;
- Déterminer le concept sanitaire;
- S’assurer de la sécurité incendie des infrastructures (SDIS)
- Demander les subventions s’il y en a;
- S’assurer que le budget soit équilibré;
- Contracter une RC manifestation;
- Rechercher les bénévoles.
3 mois avant
- Soumettre la demande POCAMA.
- Attention à bien vous assurer que la demande a été soumise et n’est pas seulement enregistrée dans le système.
1-2 mois avant
- Vérifiez bien que votre POCAMA a bien été soumise et avance dans le portail en ligne.
- En cas de doute, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact disponible ci-contre. Merci de mentionner le numéro de la demande POCAMA dans toute communication.
Le jour de l’événement
- Avoir votre autorisation avec vous en cas de contrôle des autorités.
Après l’événement
- Remettre tout en place comme si votre événement n’avait jamais eu lieu.
N’hésitez pas à utiliser le Kit Manif, la plateforme vaudoise pour les organisateurs de manifestations, 100% gratuite et comportant de nombreuses fiches et aide à la mise sur pied d’événements.
En cas de vente de boissons alcooliques, un permis temporaire doit être délivré par la Municipalité. La demande doit être précisée dans le POCAMA pour que l’autorisation soit délivrée par la Commune du Chenit.
En cas de mise en place d’éléments de promotion visibles sur le domaine public (affiches, trépieds, banderoles, fléchage, etc.), un procédé de réclame doit également être soumis à la Municipalité, ceci même si les éléments sont installés sur le domaine ou un bâtiment privé.
Dispositions légales
Secrétariat municipal
Hôtel de Ville
Grand Rue 31
Case Postale 128
1347 Le Sentier
+41 21 845 17 21
Logo communal
Vous êtes soutenu par la Commune du Chenit pour l’organisation de votre événement? Dans ce cas, une contrepartie peut être demandée avec la possibilité d’utiliser les armoiries communales. Elles sont disponibles via le bouton ci-dessous en vous rappelant qu’un bon-à-tirer doit être soumis avant toute utilisation.
